Révolution dans la communication à distance, la web conférence a remplacé technologiquement et efficacement la vidéo conférence et la conference call. En effet elle permet de se parler et de se voir en direct mais surtout de partager ou de créer des documents écrits, photos ou vidéos. L'équipement nécessaire reste simple et peu coûteux: un téléphone, un ordinateur, une connexion internet, une web cam pour l'image et un casque audio. Cependant pour éviter les mauvaises surprises il faut que les équipements de chaque participant soit compatibles. En règle générale on s'aligne sur celui qui a l'équipement informatique le plus faible.
Il est nécessaire de préparer la réunion en envoyant par e mail les documents à présenter, l'ordre du jour et la liste des participants à tout le monde afin d'en faciliter le déroulement. De plus il est nécessaire de tester l'organisation matérielle quelques heures à l'avance. Au début de la web conférence chaque participant doit se présenter afin que lors de la prise de parole l'intervenant soit clairement identifié. En plus des participants, la présence d'un animateur est vivement conseillée dans le but de rythmer le débat.
Une fonction "main levée" est proposée dans les outils de web conférence, cette dernière permet à chacun de disposer de la liste des participants sur son écran et de cliquer sur son nom lorsqu'il veut prendre la parole.
La messagerie instantanée est un outil essentiel, elle permet soit d'envoyer un e mail personnel à l'animateur qui organise la distribution de la parole, soit de débattre sans pour autant casser le rythme de la conférence.
Une fonction sondage peut s'avérer utile pour demander à l'ensemble des participants de se prononcer sur une idée par exemple.
L'autre atout majeur de cet outil reside dans la possibilité d'écrire en direct et collectivement le compte rendu de la séance de web conferencing, plus l'excuse du retard de la poste, une fois la session terminée on peut se mettre directement au travail..
